毕业生同学：
    你们好！时光荏苒，光阴似箭！转瞬，你们即将离开学习生活多年的师大校园，踏上人生崭新的旅程。在求学的过程中，你可能收获了很多，但有一份成果——个人的学籍档案，你也许还没怎么关注它，而它对于你来说却又是那么的重要。为了让同学们对个人档案有更清楚的了解，学校档案室特整理了以下资料，请同学们务必仔细阅读。
    1．毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系
    毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它纪录了高中的学籍信息及在大学期间学习成绩、家庭状况和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是毕业生毕业后，由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时学籍档案正式成为人事档案。
    2．人事档案的重要性
    目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要，我们应给予足够的重视。在此强调一点，由于国家相关政策规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。有些没有搞清“学籍档案”与“人事档案”区别的毕业生误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。学校保存的只是毕业生的“学籍档案”，而真正发挥作用的恰是“人事档案”，如：你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。学校保存的学籍档案只是“存放”，不能提供任何人事档案相关服务，在某种意义上说，是得不偿失。学校档案室每年都会接待一些档案暂存在学校的毕业生，因为档案没有转成人事档案，工作几年后发现自己无法按期转正定级、申请职称，在办理养老保险手续时也遇到麻烦，甚至是落户遇到困难，如深圳要求必须档案托管在当地人才市场一年以上才能办理落户手续，这些学生都非常的后悔。
    3.毕业生档案的转递
    最好将档案转递到具有档案管理权的用人单位（司局级以上的单位）或各级人才交流机构，因为他们有管理档案的专门机构。在这里，提醒大家在档案转递时要注意几点：
    （1）在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前，不要把档案转入这个单位，应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心去。我们经常碰到一些没有档案管理权的单位在接收档案，个别单位会把学生的档案弄丢了或是扣住不放。
    （2）要询问清楚用人单位的性质，如果是国家机关、国有事业单位、国有企业，他们或他们的主管单位是有人事管理权的，可以接收档案。其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的，要通过人才交流中心来接收学生，学生的档案要放到人才中心去。
    （3）档案的转递是有规定程序的，根据中组部和国家档案局的有关规定，学生档案须以机要交通方式转递。7月上旬，学校档案室将依据学校就业指导中心提供的档案转递地址将你的档案转出。为了确保档案准确无误地到达档案接收单位，在你与用人单位签订《毕业生就业协议书》时，应特别注意：准确填写用人单位名称及用人单位详细地址。用人单位没有人事档案保管权的，即无权保管档案的，要准确填写档案代管单位名称和代管单位详细地址。
毕业生一定要跟踪自己的档案转递情况，毕业生档案转寄主要是通过机要局，一般机要局一年内可以查询档案的去向，如果超过一年，档案遗失就无从查起。请毕业生于12月份之前按照报到证地址去查找档案。查询未果的，请在12月30日前给档案室的电子信箱(haishidanganshi@163.com)发信，写明专业、姓名和档案去向，如在一年内不通知档案馆不再代为落实档案去向。
    4.有关档案的其他问题可上网查阅咨询，详细流程为：百度搜索“海南师范大学办公室”——办事流程——学生转档的注意事项及时间。